Reklam
Reklam
Reklam
Umut Tosunlar

Umut Tosunlar

[email protected]

Uzaktan çalışma döneminde dikkat edilmesi gerekenler

07 Aralık 2020 - 07:35

Yakın zamanda uzaktan çalışma konusunda uzman bir kaç kişi ile görüşme fırsatım oldu. Pandemi sürecinde bu işlerin nasıl yürütülmesi hakkında ki görüşlerini öğrendim. Şirketini sıfırdan kurarak ve her büyüklükteki işletmenin üretkenliklerini arttırmasına yardımcı olarak, herhangi bir işletme sahibinin uzaktan çalışmanın gerçekten çalışması için uygulayabileceği birkaç ipucu hakkında toparladığım bilgileri bu yazımda paylaşmak istedim. O zaman başlayalım:

1. İletişiminizi kişisel tutun
Bazı sektörlerdeki şirketler için yüz yüze iletişim çok önemlidir. Yüz yüze bir sohbette aldığınız tonlamalar, çekimler ve sözlü ipuçları kesinlikle aldatıcı olamaz. Ekibiniz arasında kişisel ilişkileri canlı tutmak için video konferans her zaman toplantılarda varsayılan olmalıdır. Bununla birlikte, gerçek zamanlı görüşmeler her zaman gerekli değildir ve bunları planlamak zor olabilir. Birine hızlı bir mesaj göndermeniz gerekiyorsa, bunu bir video kaydı ile yapmayı düşünün. Bu, yüz yüze bağlantıyı sürdürmenize ve mesajınızı kolayca açıklamanıza olanak tanır. Ayrıca alıcı, kendisi için uygun olduğunda görüntüleyebilir.

2. Bir toplantı temposu bulun ve ona bağlı kalın
Bir toplantı temposunu belirlemek, ekibinizi uzak bir ortama geçirirken atmanız gereken ilk adımlardan biridir. Herkesin ne yapması gerektiğini bilmesini ve doğru projeler üzerinde çalışmasını sağlamanın en hızlı yollarında biri. Toplantı ritmi, haftalık veya aylık rutin toplantılar programı anlamına gelir. Bunlar bir hevesle iptal edebileceğiniz toplantılar değildir. Toplantı ritminize titizlikle bağlı kalmazsanız, hayal kırıklığına uğramış, verimsiz ve motivasyonsuz bir takımla karşılaşacaksınız. Programlarınıza dahil etmek isteyebileceğiniz en yaygın toplantı türlerinden birkaçı:

  • Şirketinizdeki herkesle aylık ve herkesin katılımıyla toplantı 
  • Küçük ekipler veya departmanlar arasında check-in yapmak için günlük stand-up toplantıları 
  • Bir departman içindeki projeleri tartışmak için haftalık departman toplantıları
  • Üstler ve onların doğrudan raporları arasında haftalık 1'e 1 toplantılar 
3. E-postaya güvenmeyin
Uzaktan yapabileceğiniz en büyük hatalardan biri, iletişim için yalnızca e-postaya güvenmektir. Ekibiniz bir mesajı kaçırmadıklarından emin olmak için sürekli olarak e-postalarını kontrol ediyorsa, hiçbir zaman bir şey yapamazlar. Gerçek şu ki, e-posta anında iletişim için tasarlanmamıştır ve şirketinizdeki veya dışındaki kişilerin buna anında yanıt vermesini asla beklememelisiniz. Bunun yerine, iç iletişim için Slack veya Microsoft araçları gibi bir sohbet aracı uygulamak daha doğru olur. Basit bir kural olarak, şirketinizdeki herhangi bir dahili iletişim bu sohbet aracılığıyla yapılmalı ve herhangi bir dış iletişim (müşteriler, potansiyel müşteriler veya potansiyel işe alımlar ile) e-posta yoluyla yapılmalıdır.

4. Gündem yok, toplantı yok
İster yinelenen bir toplantı olsun, isterse de tek seferlik bir toplantı olsun, her toplantının bir gündemi olması gerekir. Ve uzaktan çalıştığınız için konferans odasındaki kalem kağıt veya beyaz tahta işe yaramaz. Toplantı gündemlerinin iş birliğine dayalı, bulutta olması ve her takvim etkinliğine eklenmesi gerekir. Bu şekilde, her katılımcı toplantıya önceden tartışma konuları ekleyebilir. Bu basit eylem, tüm toplantılarınızın sorunsuz geçmesini ve tartışılması gereken her şeyin tartışılmasını sağlayacaktır. Toplantı başladığında gündeme danışın ve üzerinde çalışın. Bu kadar basit.

5. Bildirimler verimlilik katilleridir
İster telefon görüşmesi, ister kısa mesaj, isterse direk mesaj olsun.. Bildirimler üretkenliğinizi öldürecektir. Uzaktan çalışırken, fiziksel bir ofiste karşılaşabileceğinize kıyasla, gelen bildirimlerin miktarı kolayca iki veya üç katına çıkar.
Ekibinizin bildirimlerin gerçek maliyetini anladığından emin olun. Araştırmalar, en üretken olduğunuz bir “akış durumuna” geçmenin en az 20 dakika sürdüğünü ve bir bildirim veya dikkat dağıtmanın sizi bundan hemen çıkarabileceğini göstermiştir. Bu duruma geri dönmeniz 20 dakika daha sürecektir, yani 40 dakikalık üretkenliği kaybetmişsinizdir. Bildirim ayarları size burada yardımcı olabilir, ancak basit davranış değişikliği en iyi yöntemlerden biridir.
Basit bir ipucu: Birine bir soru sormanız veya ona bir fikir göndermeniz gerekiyorsa, hemen gönderilmesi gerekip gerekmediğini veya onlarla bir sonraki görüşmenize kadar bekleyip beklemeyeceğini düşünün. Bekleyebilirse, bir sonraki toplantı gündeminize ekleyin. Böylelikle o kişinin gününden bir bildirim daha kaldırdınız.

6. El kitabınızı dijitalleştirin
Birçok şirket, standart işletim prosedürlerinin ve diğer süreçlerinin fiziksel bağlayıcılarına sahiptir. Bu hiç yoktan iyidir, ancak artık uzak olduğunuza göre, tüm bu bilgilerin bulutta dijitalleştirildiğinden ve kolayca erişilebildiğinden emin olmanız gerekir. Süreçler, bir dokümantasyon aracında depolanabilir ve eyleme geçirilebilir hale getirilebilir.
Şu anda dünyada olan her şeyle birlikte, çekirdek personeliniz ve süreçleriniz için yedekleri belirlediğinizden emin olun. Onlara bugün stres testi yapın, böylece birisinin hemen ayrılmasına hazırlıklı olursunuz. Gerektiğinde her rolün başka biri tarafından ele alınmasını sağlamak için her çeyrekte rolleri değiştirilebilir, böylelikle geleceğe bir adım daha hazır olarak yürürsünüz.
 

FACEBOOK YORUMLAR

YORUMLAR

  • 0 Yorum
test