Reklam
Umut Tosunlar

Umut Tosunlar

umuttosunlar@gmail.com

Etkili zaman yönetimi

08 Şubat 2021 - 07:35

Çoğu girişimci, zamanlarını yönetmede daha iyi olmayı diler. Standart bir iş gününde yalnızca sekiz saat vardır, ancak zaman zaman, her gün yapacak 20 saatlik göreviniz olduğunu hissedersiniz.

Bu ikilemin birçok meşru çözümü var. En değerli stratejilerden biri, toplam iş yükünüzü azaltmak için etkili bir şekilde çevrenize yetki vermeyi öğrenmektir. Ayrıca belirli görevleri otomatikleştirebilirsiniz, böylece artık onları aktif olarak yönetmenize gerek kalmaz.

Ancak tüm bu taktikleri kullandığınızda, üretkenliğinizi optimize etmek için tek bir gerçek çözümle kalacaksınız: “zaman yönetimi.” Sadece zamanınızı daha iyi yöneterek, bir günde en fazla sayıda görevi tamamlayabilirsiniz.

Etkili zaman yönetimi hakkında ortalıkta dolaşan çok sayıda tavsiye var, ancak bazıları çelişkili ve bazıları düpedüz sezgiye aykırı. Zaman yönetimine yönelik en önemli yaklaşımlardan birinin -ve daha yüksek üretkenliğin yinelenen kaynağı- temelinin basit bir konsepte dayandığını düşünüyorum: görevleri daha küçük zaman bloklarına bölmek ve bunlara güvenmek.

Zaman blokları nasıl çalışır?

Aşina olmadığınız durumda, “zaman blokları” iş gününüz için görevleri veya görev gruplarını planlamak için kullanabileceğiniz zaman aralıklarıdır. Çoğu insan, gün boyunca zamanı engellemek için bir veya yarım saatlik bloklar kullanır. Örneğin, sabah toplantısına bir saat, e-postalara yetişmeye yarım saat, müşteri toplantısı için yarım saat ve orta-önemli bir proje için bir saat ayırabilirler.

Bu sistem etkilidir çünkü her görevin aldığı süreyi tahmin etmenize ve benzer görevleri bir arada gruplandırmanıza yardımcı olur. Proaktif olarak gününüz için öncelikler belirlemenize olanak tanır.

Sorun şu ki, yalnızca 30, 45 veya 60 dakikalık bloklar kullanıyorsanız, stratejinin tüm avantajlarından yararlanamayacaksınız. Bunun yerine, çok daha kısa aralıklarla çalışmalısınız, 10 dakika, hatta 5 dakika gibi. (Bu konuda Elon Musk'ın üretkenliğini arttıran ve zaman yönetimini olumlu kılan stratejisini örnek alabiliriz. Bu konuya ilerleyen yazılarımda değineceğim.)

Peki daha küçük zaman blokları neden bu kadar etkilidir?

Parkinson Yasasına Karşı Daha küçük zaman blokları kullanmanın en büyük faydalarından biri, Parkinson Yasasının etkilerine karşı koymanıza izin vermesidir. Konuya hakim değilseniz, Parkinson Yasası, çalışmanın kendisine ayrılan zamanı doldurmak için genişleme eğiliminde olduğunu belirten gayri resmi bir atasözüdür. Başka bir deyişle, bir görevi bir saat sürecek şekilde planlarsanız, muhtemelen bir saat veya yaklaşık bir saat sürecektir. Ancak daha sıkı zaman kısıtlamaları uygularsanız, doğal olarak görevi daha hızlı bitirmeye meyilli olacaksınız.

Bu, özellikle esnek planlama yaklaşımlarından muzdarip olan toplantılar gibi şeyler için yararlıdır. 30 dakikayı bloke etmek yerine, 20 veya 25 dakikayı bloke etmeyi düşünün. Muhtemelen, pek bir fark görmeyeceksiniz, ancak gününüz için anında daha fazla zaman kazanacaksınız.

Özgürlük ve farkındalık

Daha küçük zaman blokları, büyük meslektaşlarından çok daha spesifiktir. Harcadığınız zamanı daha hassas bir şekilde tahmin etmenize ve ölçmenize olanak tanır. Bu da gününüzü tüketen görevleri yakınlaştırmanıza ve boşa harcanan zaman kaynaklarını daha kolay belirlemenize yardımcı olur.

Vaktinizi nasıl harcadığınız konusunda ne kadar bilinçli olursanız, alışkanlıklarınızı ve çalışma ortamınızı da o kadar etkili bir şekilde değiştirebilirsiniz.

Molalarda kontrol

Daha dar zaman aralıkları, sıklıkla ihmal edilen bir üretkenlik arttırıcısına da kapı açar. Molaların hem stresi azaltan hem de üretkenliği artıran ölçülebilir bir olumlu etkisi olduğu kanıtlanmıştır. Gün boyunca alınmalıdır. Sorun, işten bunaldığımızı hissettiğimizde, molaların bir imkansızlık (veya tembellik belirtisi) gibi hissettirmesidir. Bununla birlikte, 55 dakikalık (tam 60 yerine) bir toplantı veya 20 dakikalık (tam 30 yerine) bir proje planlayabilirseniz, molaların doğal olarak sığabileceği mikro aralıklar açarsınız. Ayrıca, araları daha düzenli bir şekilde planlayabilir, uzunluk ve yerleşimle deneyebilirsiniz. Sonunda, dikkatinizi dağıtmadan üretkenliğinizi destekleyen bir ara ritmi bulacaksınız ve diğer önceliklerinizin hiçbiri bu değişiklikten zarar görmeyecek.

Strateji ile ilgili sorunlar

Bunların hiçbiri, küçük zaman bloklarının mükemmel bir strateji olduğunu veya her birey için garantili başarı olduğu anlamına gelmez. Strateji ile ilgili bazı sorunlar var. Başlangıç olarak, gününüzü beş dakikalık aralıklarla planlamak, bir saatlik parçalar halinde planlamaktan çok daha fazla zaman alır. Ek olarak, endişelenecek daha fazla olasılık ve bağımlılık vardır. Beş dakikalık bir görev 10 dakika sürerse, aniden günün geri kalanı geri çekilecektir. Ve elbette, bu strateji bazı işçi türleri için diğerlerine göre daha iyi işleyecek, bazıları için ise mümkün olmayacaktır.

Yine de, bu olumsuzlukların çoğu telafi edilebilir. Örneğin, çok fazla bağımlılık konusunda endişeleniyorsanız, işinizi yakalayabileceğiniz küçük tamponlar oluşturabilirsiniz. Zaman yönetimine geleneksel yaklaşımlarla mücadele eden türden biriyseniz, bu stratejiyi deneyin ve sizin için daha iyi olup olmadığını görün. Sonuçlara şaşırabilirsiniz.

FACEBOOK YORUMLAR

YORUMLAR

  • 0 Yorum
test