İşçi özlük dosyası
Eda Kaya

Eda Kaya

edakaya_88@hotmail.com

İşçi özlük dosyası

10 Ekim 2018 - 05:40

Bilindiği gibi, işçi özlük dosyası, 10.06.2003 tarihinde yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Kanununun 75.maddesi hükümlerine göre tüm iş yerleri için zorunlu hale getirilmiştir. İşçi özlük dosyası, bir işyerinin faaliyeti ne olursa olsun, o iş yerinde görev yapan tüm personeller ayrı ayrı düzenlenen ve işverenler tarafından tutulması zorunlu olan tüm bilgi ve belgeleri içeren dosyadır.

Bir işçi özlük dosyasında olması gereken en temel bilgi ve belgeler; iş başvuru formu, iş sözleşmesi, görev tanımları, nüfus kağıdı örneği ve vesikalık fotoğraf, ikametgah belgesi, adli sicil kaydı, İSG eğitim belgeleri, mesleki eğitim belgeleri, sağlık raporları, diploma sureti, deneme süresi değerlendirme formu, ihtarname, tutanak ve diğer belgeler, disiplin kurulu kararları gibi belgeler yer alabilir.

İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, gelişimlerinin, eğitimlerinin, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

4857 sayılı İş Kanunu'nun işçi özlük dosyası ile ilgili 75. Maddesi hükmü aşağıdaki gibidir:

“Madde 75: İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

Yine 4857 sayılı kanunun 104. Maddesi de özlük dosyalarının tutulmaması durumunda uygulanacak idari para cezasının yaptırımlarını açıklamaktadır. Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü tarafından uygulanan idari para ceza miktarı, 2016 yılı için 1.560,00 TL olarak belirlenmiştir. İşbu idari para cezası özlük dosyası olmayan her işçi için ayrı ayrı düzenlenmektedir.

Diğer yandan, işçi özlük dosyaları çalışan işçilerin ta¬kibi açısından da ayrıca bir önem taşımaktadır. İşçi¬nin sicilinin ortaya konulması, görevlen¬dirmelerde ve ücretlerinin belirlenmesinde etkili

olacaktır. İşverenin özlük dosyasını usulüne uygun tutmaması ve her bir belgenin gereği gibi saklanmaması durumlarında işçi tarafından açılan davaları, işverenlerin kaybetmelerine neden olabilmektedir.

İşçi özlük dosyalarının şekli konusunda yasada açıkça bir düzenleme yapılma¬mış olup, genel ifadelere yer verilmiştir. An¬cak yasal hükümler ve personel depart¬manı işlemleri göz önünde bulundurul¬duğunda söz konusu dosyalarda aşağı¬da belirtilen asgari belge ve kayıtların bulunması uygun olacaktır.

Diğer yandan, özlük dosyası sürekli işlerde çalışan işçiler için düzenlenmektedir. Süreksiz işlerde yani 30 günden az çalışanlar için özlük dosyası düzenlenme zorunluluğu bulunmamaktadır. İşbu dosyanın düzenlenebilmesi için çalışan ile işveren arasında bir iş ilişkisinin olması gerekmektedir. İş ilişkisi yoksa hazırlanan özlük dosyasının hukuka aykırı olmadığı anlamına gelir ve TCK 135. maddesi gereği suç sayılmaktadır.

Son olarak, işçi özlük dosyalarını işveren tarafından kaç yıl süreyle saklanması gerektiğine ilişkin herhangi bir düzenleme yer alamamakla beraber SGK mevzuatı gereğince ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından itibaren 10 yıl süreyle saklanması zorunludur. Ayrıca kamu idareleri 30 yıl, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadır. Ayrıca, iş sağlığı ve güvenliği mevzuatına göre kişisel dağlık dosyalarının da 15 yıl süreyle saklanması zorunludur. İşbu dosyaların SGK denetim ve kontrol memurlarınca istenmesi durumunda ise, 15 gün içerisinde ilgili birime ibraz edilmesi gerekmektedir.

1 Uygulanacak idari para cezası miktarları her yıl yeniden değerleme oranında artırılmaktadır. 2016 yılı için yeniden değerleme oranı 5,58.

YORUMLAR

  • 0 Yorum